La fatturazione elettronica è un documento informatico che deve essere immutabile e non alterabile.
E’ regolamentata da normative nazionali e comunitarie, e per essere valida prevede:
• Che sia apportata su di essa una firma elettronica, ossia una firma che impiega un algoritmo di cifratura e una chiave asimmetrica;
• Che sia utilizzato il sistema E.D.I (Electronic Data Interchange).
La fatturazione elettronica ha il grande vantaggio di emettere e conservare fatture in solo formato digitale, con un netto risparmio di tempo, risorse e sicurezza. E’ possibile infatti trasmettere automaticamente fatture in formato elettronico e conservare il tutto in formato digitale, il tutto con le stesse ed identiche validità del documento cartaceo.
In Italia il tutto è stato regolamentato dal Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52. Tale Decreto stabilisce che:
• La fattura viene considerata emessa al momento della sua spedizione elettronica;
• In caso di più fatture trasmesse ad un unico individuo nello stesso lotto, per far sì che ogni fattura sia accessibile la totalità delle informazioni, le indicazioni comuni ad un’unica fattura possono essere inserite una sola volta;
• La fattura inviata per via elettronica non contiene codice eseguibile, ma semplice codice testuale;
• Deve essere specificata la data, l’autenticità dell’origine, e ne deve essere garantita l’integrità;
• Le fatture in lingua straniera devono essere convertite in lingua italiana;
• Qualsiasi fattura, o lotto di fattura, deve essere inviata mediante sistema di trasmissione E.D.I.
Particolare attenzione viene rivolta alla “conservazione sostitutiva”, cioè quel processo che permette la conservazione di fatture in formato digitale nel tempo, senza permettere che possano essere in qualche modo modificate, e quindi mantenendo la loro validità legale.
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